У руководителей компаний или персонала, имеющих в подчинении хоть кого-то, наверняка когда-либо возникала необходимость избавиться от «завалов» – в виде: нерешенных вопросов, служебных писем, заявок, запросов, отчетов и т. п.
Сегодня я хочу познакомить вас с замечательным инструментом, который применим в любой компании и в жизни любого человека. Ранее я позаимствовал его у Рона Хаббарда, применяю уже несколько лет, и получаю удовольствие от результатов.
Основная идея – в том, что при внедрении данного простого инструмента персонал любого уровня больше не создает вам (руководителю) проблем, а смотрит на то, как решить стоящие перед ним задачи, в первую очередь, путем приложения собственных усилий. Ведь, как правило, обычно почти все проблемы решаются «шефом». Конечно, вы можете сказать, что на то он и шеф, чтобы уметь решать любые задачи и проблемы, возникающие на предприятии. Но загвоздка здесь в том, что со временем у подчиненных складывается впечатление, что участь и долг руководителя – это решение ВСЕХ проблем. И такая позиция приводит сотрудников к состоянию уже собственной неуверенности в отношении решения поставленных перед ними задач и проблем. Более того, подобный вирус неуверенности может распространиться даже на помощника, который, как правило, нанимается в компанию, чтобы помогать руководителю разгребать завалы. И в какой-то момент руководитель становится «незаменимым», и любой вопрос может быть решен только через него. В итоге, на предприятии замедляются производственные процессы, в том числе - поступление прибыли.
И решение здесь очень простое. Вы внедряете документ под названием ЗРС, который пишется, как обычное послание, и содержит три основных поля под заголовками: «ситуация», «данные» и «решение».
В «ситуации» сотрудники описывают текущую проблему или задачу и дают по ней полную информацию, чтобы руководитель мог понять суть дела. В поле «данные» указывается информация, необходимая для решения. И, конечно же. в «решении» сотрудник должен написать СВОЕ решение, которое ОН считает подходящим в данной ситуации.
Например, вашему сотруднику, чья должность – водитель, нужно приобрести автошины. Он описывает ситуацию и указывает вескую причину, из-за которой руководителю нужно потратить на это деньги. Как правило, ознакомившись с четко описанной ситуацией, руководитель понимает, что, если не заменить автошины сейчас, то, как минимум, может быть наложен штраф ГАИ, или, как максимум, случится нечто непоправимое с машиной. Далее, водитель должен указать в «данных» несколько контактов поставщиков с указанием их цен и условий поставки товара. И в конце концов сотрудник предлагает самое оптимальное, на его взгляд, «решение», где также может указать и способ оплаты в адрес выбранного поставщика.
Руководителю остается лишь прочитать этот ЗРС и поставить свою подпись в поле «Одобрено» или «Не одобрено».
Г-н Хаббард даже написал по этому поводу такую вещь: «Если вы сильно злитесь на своего босса, вы можете всегда уничтожить его «незаконченной работой сотрудника». Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок тревожных сведений. Это заставляет его проделывать всю работу по сбору информации». Со временем вы можете обнаружить, что разного рода обращений от подчиненных к вам стало приходить меньше. Это связано с тем, что, когда сотрудники начинают сами прорабатывать «вопросы», некоторые из них становятся неактуальными, а другие решаются по ходу сбора информации. Таким образом, требуя от сотрудников сбора полных данных и предоставления их собственных решений, мы делаем их более способными и ответственными.
Марат Нугманов Главный редактор «БР» учредитель компании «Буровые решения»